Komisioner-Sekretariat Rapat Internal Pemantapan Pemahaman Kearsipan

 

19047069_10155309265129030_1787638935_o

Rapat koordinasi internal untuk pemantapan pemahaman bersama dalam pengarsipan, Kamis (8/6)

 

Jombang, kpu-jombangkab.go.id-  Banyak yang belum memahami perbedaan antara arsip dan agenda surat di kantor instansi pemerintah, meski dokumen surat juga termasuk arsip. Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan pereseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip dan penataannya pada setiap instansi pemerintah menjadi hal vital khususnya bagi Komisi Pemilihan Umum (KPU) terutama arsip kepemiluan. Penataan dan pengelolaan yang baik dan profesional khususnya pada arsip kepemiluan akan menunjang tugas dan fungsi lembaga khususnya ketika ada gugatan pemilu.

Karena itulah Komisioner, Sekretaris, Kasubag serta Staf Sekretariat KPU Kabupaten Jombang melakukan koordinasi internal untuk pemantapan pemahaman bersama dalam pengarsipan, Kamis (8/6). Apalagi tahapan Pemilukada Serentak Tahun 2018 sudah makin dekat, yang akan diluncurkan oleh KPU RI.

“Mari kita persiapkan sejak awal, mulai dari peraturan hingga dokumen foto setiap kegiatan kita khususnya dalam tahapan pemilu dan terus melanjutkan penyimpanan dengan memanfaatkan teknologi internet selain cara manual (penyimpanan hardcopy),” papar Abdul Wadud Burhan Abadi, Komisioner Divisi Perencanaan dan Data.

Burhan Abadi menegaskan bahwa seluruh pegawai KPU khususnya para Aparatur Sipil Negara harus memahami betul pentingnya penyimpanan dokumen. Burhan berharap bahwa di lingkungan internal KPU terus dikembangkan akses arsip secara digital terutama yang memudahkan masyarakat mengakses peraturan termasuk perubahan-perubahan peraturan secara mudah dan efisien.

Jika Burhan Abadi yang memang concern dengan teknologi, Mochammad Fatoni- Komisioner Divisi SDM dan Partisipasi Masyarakat tetap mengingatkan untuk mengelola dengan baik penyimpanan arsip hard copy. Karena sama pentingnya dengan arsip dalam bentuk soft copy.

                “Mungkin sekarang bisa jadi sebuah dokumen itu tidak terlalu penting, foto misalnya. Namun bisa jadi setahun nanti, 5-10 tahun lagi justru menjadi sangat penting dan paling dibutuhkan,” tegas Fatoni.

Saat koordinasi internal itu, Sekretaris menunjukkan kondisi gudang kecil penyimpanan dokumen sementara. Nantinya akan dibersihkan dan ditata ulang, sehingga usai pelaksanaan Pemilukada Serentak Tahun 2018 nanti bisa dimanfaatkan secara maksimal. (dyta)

 

 

 

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *