Tim Penilai Arsip Finalisasi Retensi Arsip

19024847_1690851740938102_2146350287_o

Rapat koordinasi kelompok kerja tim Penilai Arsip KPU Kabupaten Jombang, Kamis (8/6)

Jombang, kpu-jombangkab.go.id KPU Kabupaten Jombang menggelar rapat koordinasi kelompok kerja tim Penilai Arsip, Kamis (8/6). Rapat dilakukan untuk melakukan finalisasi jadwal retensi arsip KPU Kabupaten Jombang, Tim yang dibentuk 10 Pebruari 2017 oleh Sekretaris KPU itu bertugas menyelesaikan penilaian  arsip  sesuai  dengan jangka penyimpan arsip berdasarkan Jadwal Retensi  Arsip (JRA) atau berdasarkan nilai guna arsip.

Athoillah, SH Penanggung Jawab Kelompok Kerja  Penilai Arsip yang juga Koordinator Divisi Hukum dan  Pengawasan, pada saat memimpin rapat menegaskan kepada tim agar mampu memenuhi tenggat waktu kerja yang sudah diatur dalam keputusan sekretaris. Finalisasi penilaian  arsip harus bisa dirampungkan sesegera mungkin. ’’Hari ini kami lakukan penilaian secara keseluruhan retensi arsip sehingga selesai dan bisa dilaporkan,’’ jelas Mas Atok demikian Athoillah akrab dipanggil.

Sekretaris Kelompok Kerja Penilai Arsip,  Ahmad Saifudin, SH, M.Si mengatakan, berdasarkan   jenis arsip yang harus dinilai jadwal retensinya. Penilaian berupa kategorisasi apakah arsip masih aktif atau sudah in-aktif. Apabila masih aktif tentu rekomendasinya tetap disimpan dengan baik. Sebaliknya apabila sudah tidak aktif maka ada beberapa opsi rekomendasi. “Arsip yang sudah in-aktif bisa direkomendasikan untuk dimusnahkan, dipermanenkan, diusulkan untuk diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah dan seterusnya. Ada pilihan-pilihan rekomendasi yang nanti disusun oleh tim penilai Arsip,’’ kata Ahmad Saifudin.

Hasil rapat menyimpulkan bahwa sebagian besar arsip yang berupa dokumen kesejarahan Pemilu akan direkomendasikan pada pengelola arsip KPU Kabupaten Jombang, Rekomendasi itu antara lain, mengklasifikasikan jenis asrip itu sendiri berdasarkan jangka waktu resitensi, klasifikasi serta memberi label arsip.

Kemudian menyiapkan ruang tersendiri untuk arsip yang sesuai dengan standar, menyempurnakan adminstrasi kearsipan, menyiapkan sumber daya manusia bagian kearsiapan/ arsipparis. Selain itu, mendokumentasikan semua arsip baik hard copy maupun digital arsip secara baik.

Ketua Tim Penilai Arsip yang juga  Divisi Teknis KPU Kabupaten Jombang, Drs. Djafar, SH  mengatakan arsip merupakan barang yang sangat berharga. Apalagi dokumen yang menyangkut tentang hasil Pemilu. Diharapkan, tata kelola kearsipan di KPU Kabupaten Jombang  agar terus dilakukan evaluasi dan perbaikan. ’’Saya minta semua arsip yang menyangkut Pemilu ada. Terlebih pada era keterbukaan seperti saat ini,”  pintanya seraya mengatakan “bahwa arsip yang bukan rahasia ataupun sangat urgent nanti bisa ditempatkan tersendiri,” Ujar, Djafar

Hanif Purwanto  selaku sekretaris KPU Kabupaten Jombang  pada Rakor Kelompok Kerja Penilai  Kearsipan berharap agar penilaian   kearsipan di internal KPU lebih ditingkatkan baik secara teknis pengarsipan, pengembangan SDM serta administrasi pengarsipan sebagai langkah penunjang kegiatan nantinya.

Sementara arsip terkait Pemilu 2014 yang meliputi Pemilu Legislastif dan Presiden berdasarkan penilaian jadwal retensinya masuk kategori masih aktif. Karena itu tim akan merekomendasikan untuk tetap disimpan dengan baik. ’’PKPU yang mengatur jadwal retensi arsip non kepegawaian dan non keuangan rata-rata memberikan jadwal retensi arsip selama 3 tahun dan apabila sudah inaktif tetap bisa disimpan rata-rata maksimal 2 tahun. Memang ada yang 5 tahun, tapi yang paling banyak jadwal retensinya maksimal 3 tahun,” jelas Hanif. (agus)

 

 

 

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *